6 kroków jak rozpocząć ewidencję kasową.

przez | 12 listopada 2019

1. Wybierz urządzenie fiskalne
Wybór urządzenia fiskalnego powinien być przemyślany. Kasy i drukarki coraz częściej poza funkcją fiskalną wspomagają zarządzanie placówką. Z tego względu ważne jest dobre dopasowanie urządzenia do obecnych i przyszłych potrzeb podatnika. Często klienci, którzy po raz pierwszy dokonują zakupu urządzenia fiskalnego, jako jedyne kryterium wyboru przyjmują cenę. Takie myślenie może w przyszłości uniemożliwić sprawne funkcjonowanie placówki podatnika. Instalując urządzenie, trzeba wiedzieć, czy wybrane urządzenie pozwoli na rejestrowanie tylko prostych informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też będzie współpracowało z systemem informatycznym wspomagającym zarządzanie placówką. //Wybierając urządzenie należy pamiętać o kasie/drukarce rezerwowej – w przypadku awarii urządzenia głównego nie wolno prowadzić sprzedaży.

2. Złóż zawiadomienie do Urzędu Skarbowego
Przed fiskalizacją złóż do Urzędu Skarbowego pisemne zgłoszenie o planowanej liczbie kas rejestrujących, jakie zamierzasz wykorzystywać w prowadzeniu działalności i miejscu (adresie) ich używania. Zgłoszenie należy złożyć na piśmie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania (należy wziąć pod uwagę wszystkie urządzenia, jakie będą instalowane, także kasy rezerwowe). Link do formularza zgłoszeniowego.

3. Kup wybraną kasę/drukarkę fiskalną
Podatnikowi, który dopiero rozpoczyna ewidencjonowanie przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, przysługuje zwrot na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku VAT), nie więcej jednak niż 700 zł (za każde urządzenie). Jeżeli podatnik zaprzestanie użytkowania kasy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania obowiązany jest do zwrotu kwot uzyskanych z tego tytułu.

4. Dokonaj fiskalizacji
Następnie trzeba nieodwracalnie uaktywnić pamięć fiskalną (fiskalizacja). Dokonuje tego uprawniony pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację producenta bądź importera kas. Od tej pory w pamięci będą zapisywane wszystkie operacje dokonywane na kasie. W ciągu 7 dni od fiskalizacji trzeba zarejestrować urządzenie w urzędzie skarbowym. Następnie urząd nada numer ewidencyjny urządzenia i pisemnie powiadomi o tym podatnika. Numer ten należy nanieść na obudowę kasy w sposób trwały.

5. Rozpocznij ewidencję obrotu
Na początku ewidencji kasowej kluczową rolę pełni serwisant, który uaktywni pamięć kasy i pomoże zaprogramować urządzenie a także przeszkoli personel. Od tego, jakich instrukcji udzieli serwisant i ile podatnik otrzyma czasu, by zapoznać się z urządzeniem, zależeć będzie łatwość i szybkość obsługi klientów oraz prawidłowa sprawozdawczość potrzebna dla kontroli skarbowej lub podatkowej.

6. Stosuj obowiązujące przepisy
Gdy przedsiębiorca rozpocznie rejestrację obrotów na kasie fiskalnej, musi pamiętać o kilku ważnych działaniach.
Przede wszystkim musi on:
– rejestrować sprzedaż i wydawać klientowi oryginał paragonu,
– wykonywać dzienny raport fiskalny na koniec każdego dnia (w którym wystawiono paragon(y) fiskalny(e)),
– wykonywać raport miesięczny na początku każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (najpóźniej do 25-tego następnego miesiąca w którym wystawiono paragon(y) fiskalny(e)),
– przechowywać dokumenty kasowe przez okres: raporty pięć lat, kopie paragonów dwóch lat (dla kas z kopią papierową, tzw. dwurolkowych) – licząc od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone/wydane,
– dokonywać obowiązkowych przeglądów technicznych kasy (co 24 miesiące) wykonywanych przez autoryzowaną firmę serwisową. Po każdym przeglądzie serwisant ma obowiązek zamieszczać wpis z przeprowadzonej usługi w książce kasy rejestrującej (dostarczanej przy zakupie kasy), przechowywanej w miejscu zainstalowania urządzenia.

Ofertę cenową i odpowiedzi na szczegółowe pytania udzieli konsultant pod numerem tel: +44 / 649 58 85 (od pn do pt, w godz. od 8:00 do 16:00)